الإعداد عملية تبدأ عادة بمجرد قبول المرشح عرض العمل ويمكن أن تمتد لبضعة أسابيع أو أشهر ، اعتمادا على مدى تعقيد الدور وممارسات الشركة.

ما هو الإعداد؟

Onboarding ، المعروف أيضا باسم التنشئة الاجتماعية التنظيمية ، هو العملية التي يتم من خلالها تقديم الموظفين الجدد إلى شركة أو مؤسسة ودمجهم فيها. تحدد هذه المرحلة الحاسمة نغمة تجربة الموظف ويمكن أن تؤثر بشكل كبير على مشاركته وإنتاجيته ونجاحه العام داخل الشركة.

يتجاوز الإعداد الفعال مجرد تزويد الموظفين الجدد بالأدوات والموارد للقيام بعملهم ؛ يتعلق الأمر بخلق بيئة ترحيبية وداعمة تعزز الشعور بالانتماء والتواصل وفهم ثقافة الشركة وقيمها وأهدافها.

العناصر الأساسية لعملية الإعداد الناجحة:

الصعود المسبق: تبدأ هذه المرحلة حتى قبل اليوم الأول للموظف. يتضمن إرسال الأوراق اللازمة والوثائق مسبقا ، بما في ذلك عقود العمل والسياسات والمعلومات المتعلقة بالمزايا. يساعد التوظيف المسبق الموظفين الجدد على الشعور بالاستعداد والترحيب منذ البداية.

الترحيب والتوجيه:

في اليوم الأول ، من الضروري الترحيب الحار والصادق. توفر جلسة التوجيه نظرة عامة على تاريخ الشركة وقيمها وأهدافها وهيكلها التنظيمي. إنها أيضا فرصة لتعريف الموظفين الجدد بزملائهم وبيئة مكان العمل.

التدريب والتطوير:

يجب تصميم برنامج تدريبي شامل لتزويد الموظفين الجدد بالمهارات والمعرفة المطلوبة لأداء أدوارهم بفعالية. يمكن أن يشمل ذلك كلا من التدريب الخاص بالوظيفة وفرص التطوير المهني الأوسع.

أنظمة التوجيه والأصدقاء:

يمكن أن يكون الجمع بين الموظفين الجدد والزملاء ذوي الخبرة كموجهين أو أصدقاء مفيدا للغاية. يمكن للموجهين تقديم التوجيه والدعم والإجابة على الأسئلة ، مما يساعد الموظفين الجدد على التنقل في أدوارهم والشعور بمزيد من الراحة في المؤسسة.

التوقعات الواضحة وتحديد الأهداف:

يساعد تقديم توقعات وظيفية واضحة وتحديد أهداف قابلة للتحقيق الموظفين الجدد على فهم الغرض من دورهم ومواءمة جهودهم مع أهداف الشركة.

التكامل الاجتماعي: يمكن أن يساعد تشجيع أنشطة بناء الفريق والفعاليات الاجتماعية وفرص التفاعلات غير الرسمية الموظفين الجدد على بناء علاقات مع زملائهم وتعزيز الشعور بالصداقة الحميمة.

التعليقات وتسجيلات الوصول:

توفر عمليات تسجيل الوصول المنتظمة مع المشرفين أو موظفي الموارد البشرية فرصا لمعالجة أي مخاوف ، وتقديم الملاحظات ، وضمان تقدم عملية الإعداد بسلاسة.

الدعم المستمر:

يجب أن يمتد الاستعداد إلى ما بعد الأسابيع الأولى. يجب أن يتوفر الدعم والموارد المستمرة لمساعدة الموظفين الجدد على التغلب على التحديات وزيادة الانغماس في ثقافة الشركة.

فوائد عملية الإعداد الجيد التنظيم عديدة. إنه يعزز معنويات الموظفين ، ويقلل من معدل دوران الموظفين ، ويسرع الإنتاجية ، ويعزز الرضا الوظيفي العام. كما أنه يساعد الشركات على إنشاء علامة تجارية إيجابية لصاحب العمل وجذب أفضل المواهب.

من ناحية أخرى ، يمكن أن تؤدي تجربة الإعداد السيئة إلى فك الارتباط والإحباط وحتى المغادرة المبكرة للموظفين الجدد ، مما يزيد من تكاليف التوظيف والتدريب للشركة.

لضمان نجاح برنامج التأهيل ، يجب على المؤسسات تقييم عملياتها وتحسينها باستمرار ، مع مراعاة التعليقات الواردة من كل من الموظفين والمشرفين الجدد. من خلال الاستثمار في عملية تأهيل مدروسة وشاملة ، يمكن للشركات إعداد موظفيها للنجاح وإنشاء أساس متين للنمو والإنتاجية على المدى الطويل.

ما أهمية Onboarding؟

تعتبر عملية “Onboarding” أو التوجيه الوظيفي أحد العناصر الرئيسية في بناء بيئة عمل فعالة وناجحة في أي منظمة. إنها العملية التي يتم من خلالها تقديم الموظفين الجدد إلى ثقافة وهيكل المنظمة، وتزويدهم بالمعلومات والمهارات اللازمة لأداء وظائفهم بكفاءة. يتضمن التوجيه الوظيفي العديد من الجوانب التي تسهم في تحقيق تجربة إندماج ناجحة للموظفين الجدد في الشركة، وإليك بعض أهميتها:

تسريع التكامل: يساعد التوجيه الوظيفي في تقليل وقت التكيف للموظفين الجدد. من خلال تزويدهم بمعلومات شاملة حول الشركة وعملها والأشخاص المعنيين، يصبح من الأسهل بالنسبة لهم فهم ما يتوقعونه والبدء في العمل بشكل فعّال.

بناء الانتماء والالتزام: يعمل التوجيه الوظيفي على تعزيز الانتماء والاندماج لدى الموظفين الجدد. عندما يشعرون بأنهم جزء من المنظمة ويفهمون قيمها وثقافتها، يزيد ارتباطهم بالعمل وزيادة الالتزام تجاه أهداف الشركة.

تحقيق الإنتاجية السريعة: بفضل التوجيه الجيد، يمكن للموظفين الجدد أن يبدؤوا في تقديم مساهمات فعالة بسرعة أكبر. إذ يمكنهم التركيز على أداء وظائفهم بدلا من قضاء وقت طويل في البحث عن المعلومات وفهم كيفية العمل.

تقليل معدل التحاق الموظفين الجدد: من خلال توفير تجربة توجيه إيجابية، يمكن تقليل معدل التحاق الموظفين الجدد بالشركة. فالموظفون الذين يشعرون بالترحيب والتقدير يكونون أكثر عرضة للبقاء لفترات طويلة في العمل.

تحقيق تواصل فعال: يمكن أن يسهم التوجيه الوظيفي في توفير قنوات تواصل فعالة بين الموظفين الجدد والفرق الإدارية. هذا يسهل التحدث عن أي استفسارات أو مشكلات تنشأ أثناء فترة الاندماج.

بناء سمعة جيدة للشركة: يمكن أن يؤثر التوجيه الوظيفي الجيد على سمعة الشركة بشكل إيجابي. الموظفون الجدد الذين يشعرون بالرضا والاحترام يمكنهم أن يصبحوا سفراءً للشركة ويشاركون تجاربهم الإيجابية مع الآخرين.

ما هو دور Onboarding؟

دور عملية “Onboarding” أو التوجيه الوظيفي يعتبر حاسما في تحقيق تجربة إندماج ناجحة للموظفين الجدد في بيئة العمل. تهدف هذه العملية إلى تقديم الموظفين الجدد إلى الشركة وتجهيزهم بالمعلومات والمهارات الضرورية لأداء وظائفهم بكفاءة. إليك بعض الجوانب الرئيسية لدور عملية التوجيه الوظيفي:

تعريف بالثقافة والقيم المؤسسية: تساعد عملية التوجيه الوظيفي في تقديم لمحة واضحة عن ثقافة وقيم المنظمة. يتم تعزيز فهم الموظفين الجدد لما تمثله المنظمة وما هي رؤيتها ومبادئها الأساسية.

توفير معلومات عن الشركة: يتم تزويد الموظفين الجدد بمعلومات تفصيلية عن تاريخ الشركة، هيكلها التنظيمي، وماهية أنشطتها. هذا يساعدهم على فهم سياق العمل الذي سيشاركون فيه.

تقديم المهام والمسؤوليات: يتم شرح وتوضيح مهام ومسؤوليات الموظفين الجدد بشكل دقيق. هذا يساعدهم على التحضير للبدء في العمل والتفاعل بفعالية مع الفرق والمشاريع.

تطوير المهارات اللازمة: يعد التوجيه الوظيفي منصة لتقديم التدريب والتطوير اللازم للموظفين الجدد. قد تتضمن هذه المهارات التقنية، والتواصل، والقيادة، والتفكير التحليلي، وغيرها.

إعداد للبيئة العملية: يساعد التوجيه الوظيفي في تعريف الموظفين الجدد ببيئة العمل، والتعرف على المكاتب والمرافق والأدوات المتاحة لهم.

تعزيز التواصل وبناء علاقات: تعزز عملية التوجيه الوظيفي التواصل بين الموظفين الجدد وفرق العمل المختلفة. هذا يساهم في بناء علاقات احترافية إيجابية وتعزيز التفاعل والتعاون.

تقديم دعم وإشراف: يتضمن دور التوجيه الوظيفي توفير دعم للموظفين الجدد أثناء فترة التكيف الأولى. يمكن أن يتضمن ذلك التقييم المستمر وتقديم الملاحظات البناءة لتحسين أدائهم.

توجيه لأهداف الشركة: يساعد عملية التوجيه الوظيفي في توجيه الموظفين الجدد نحو تحقيق أهداف الشركة. يمكنهم فهم كيفية تسهيل مساهماتهم في تحقيق النجاح المؤسسي.

باختصار، يعد التوجيه الوظيفي عملية حيوية لتوجيه الموظفين الجدد نحو نجاحهم في بيئة العمل. إنها تساهم في بناء تجربة إندماج مميزة تعزز من رضا الموظفين وتحقيق أهداف المنظمة.